Bezpieczeństwo danych osobowych ucznia

Brak komentarzy

Początek roku szkolnego to duże wyzwanie dla rodziców. Zwłaszcza dla tych, których dziecko dopiero zaczyna przygodę ze szkołą lub przedszkolem. I nie chodzi tu wyłącznie o emocje towarzyszące temu wydarzeniu lub skompletowanie idealnej wyprawki (choć to też nie lada wyzwanie!). Nowy rok szkolny niesie za sobą wiele problemów organizacyjnych. Zwłaszcza, gdy trzeba pogodzić pracę zawodową z opieką nad dzieckiem, które kończy lekcje o 12 albo zaczyna dopiero o 13. Na ratunek niektórym (szczęściarzom!) przychodzą dziadkowie, ciocie i nianie. Pozostali polegają na rożnych instytucjach publicznych i niepublicznych, klubach i akademiach oraz prywatnych przedsiębiorstwach z szeroką gamą zajęć pozalekcyjnych. Ostatecznie każda zorganizowana forma opieki nad dziećmi ma realny wpływ na poziom ich bezpieczeństwa. W tym również na bezpieczeństwo danych osobowych naszych pociech.

Jako opiekun małego żłobkowicza, przedszkolaka lub ucznia we wrześniu podpiszesz różne druki zgłoszeniowe, umowy lub zgody. Zapoznaj się z nim uważnie! Być może właśnie decydujesz, czy zgadzasz się na publikację wizerunku Twojego dziecka na fanpage’u szkoły. Jeśli zaś jesteś dyrektorem szkoły, przedszkola, właścicielem szkoły językowej lub klubu sportowego pamiętaj, że zobowiązany jesteś do przestrzegania przepisów RODO. W tym artykule przedstawię Ci kilka przykładowych czynności z jakimi wiąże się przetwarzanie danych w publicznym przedszkolu i szkole.

Zacznijmy od rekrutacji

Żeby zapisać  dziecko do szkoły rodzice zobowiązani są wypełnić wniosek zgłoszeniowy i załączyć do niego wymagane prawem oświatowym dokumenty. We wniosku podjemy dane osobowe dziecka: imię i nazwisko, datę urodzenia, nr PESEL (a w przypadku jego braku numer dowodu potwierdzającego  tożsamość), adres zamieszkania oraz dane osobowe rodziców. Wśród załączników mogą się znaleźć informacje o dochodzie na osobę w rodzinie, prawomocny wyrok sądu rodzinnego dotyczący rozwodu, separacji, jak również akt zgonu lub oświadczenia dotyczące osób wychowujących dziecko.

Jak sami widzicie katalog danych osobowych jest dość rozbudowany. Dlatego przestrzeganie przez szkołę przepisów z zakresu ochrony danych osobowych, a tym samym zapewnienie ich bezpieczeństwa i poufności, jest bardzo ważne. Puntem wyjścia będzie wypełnienie obowiązku informacyjnego, który spoczywa na szkole jako administratorze danych osobowych. Przedstawienie w sposób jasny, przejrzysty i zrozumiały tego kto, w jakim cel, w oparciu o jaka podstawę prawną i jak długo przetwarza dane osobowe dziecka z pewnością uspokoi rodziców. Jednym ze sposobów jest opracowanie odpowiedniej klauzuli informacyjnej i zamieszczenie jej w treści wniosku lub w formie załącznika.

Wyniki rekrutacji – czyli listy uczniów

Obowiązek podania do publicznej wiadomości wyników z przeprowadzonej rekrutacji został uregulowany w prawie oświatowym. Takie listy należy upublicznić poprzez ich umieszczenie w widocznym miejscu w siedzibie odpowiednio przedszkola, szkoły lub placówki. Listy zawierają imiona i nazwiska kandydatów uszeregowane w kolejności alfabetycznej oraz najniższą liczbę punktów, która uprawnia do przyjęcia. Wyraźnie wskazując na „siedzibę szkoły”, prawo nie przewidziało możliwości publikowania list uczniów na stronie internetowej szkoły. Jest to zatem niedopuszczalne.

Dokumentacja z badania psychologa i logopedy

Szkoły i przedszkola nie koncentrują się wyłącznie na edukacji dzieci. W razie potrzeby udzielają im również wsparcia pedagogiczno-psychologicznego. Dzięki temu dzieci mogą liczyć na pomoc psychologa, pedagoga czy logopedy.

Z punktu widzenia ochrony danych osobowych ucznia istotną kwestią jest gromadzenie przez placówki oświatowe dokumentacji badań i czynności uzupełniających prowadzonych przez specjalistów. W imiennych teczkach dzieci znajdziemy informacje, które mogą mieć postać tzw. danych wrażliwych, czyli danych szczególnie chronionych. Ważne jest zatem, by szkoła uniemożliwiła ujawnienia ich treści osobo nieupoważnionym poprzez zastosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa i zasad poufności.

Wyróżnienia w konkursach

W tym kontekście powstało wiele mitów. Przykładowe: zakaz wywieszania podpisanych imieniem i nazwiskiem dziecka prac plastycznych oraz zakaz zamieszczania informacji o wyróżnieniu dziecka w konkursie. Przepisy o ochronie danych osobowych takich zakazów nie ustanawiają! Co więcej, zgodnie ze wskazówkami Urzędu Ochrony Danych Osobowych, umieszczanie na tablicach na terenie szkoły danych osobowych uczniów w celu ich wyróżnienia za szczególne osiągnięcia mieści się w granicach realizowanych przez szkołę w interesie publicznym zdań i przyczynia się do wzmocnienia własnej poczucia wartości ucznia”.

Z punktu widzenia formalnego takie czynności nie wymagają pozyskiwania od rodziców odrębnych zgód, gdyż pozostają w obszarze działań motywacyjnych po stronie szkoły. Jednak, gdyby tego typu praktyka w jakiś sposób, w ocenie rodziców, mogła naruszać dobra osobiste dziecka, to mają oni prawo do złożenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją danej osoby.

Publikacja zdjęć dzieci na stronie www

Zupełnie odmienny stan prawny mamy w przypadku publikowania zdjęć uczniów na stronie internetowej. Tu zgoda rodzica niepełnoletniego dziecka jest jak najbardziej zasadna i pożądana. Chodzi bowiem o ochronę wizerunku, którego rozpowszechnianie wiąże się z regulacjami prawa autorskiego i praw pokrewnych oraz ochroną dóbr osobistych. W tym przypadku publikacja wizerunku ucznia na stronie internetowej lub fanpage’u szkoły wymaga odrębnej zgody i indywidualnej decyzji opiekuna prawnego dziecka.

Dodam, że pozyskania zgody nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku osoby stanowiącej jedynie szczegół całości. Chodzi tu o zgromadzenie, krajobraz lub publiczną imprezę. Zatem rozpowszechnianie zdjęć z zabaw szkolnych czy wycieczek, na których widzimy sylwetkę dziecka jako szczegół całości fotografii nie biedzie wymagało pozyskania odrębnej zgody.

O tym jakie elementy, zgodnie z wymaganiami RODO, powinna zawierać zgoda pisałam w artykule na temat legalności przetwarzania danych osobowych. Ponadto, należy pamiętać, że zgoda może być w każdej chwili wycofana.

Udostępnianie danych osobowych ucznia „na zewnątrz”

Spotkałam się kilkukrotnie z sytuacją, że dziecko wypełniło w szkole formularz (np. ankietę szkoły językowej lub ubezpieczyciela), podając szczegółowe dane (imię i nazwisko ucznia oraz rodziców, adres zamieszkania, e-mail, nr telefonu, wiek itp.). Następnie autor ankiety przesyłał na adres zamieszkania dziecka oferty handlowe bądź telefonował celem zawarcia umowy na odległość. Czy można wykorzystywać w ten sposób pozyskane informacje o potencjalnych klientach?

Nie, jeśli nie istniała ku temu odpowiednia przesłanka prawna. Aby legalnie wykorzystywać informacje podane przez dziecko w ankiecie podmiot musi dysponować wyraźną zgodą opiekunów prawnych dziecka. Takiej zgody w imieniu ucznia nie może udzielić nauczyciel czy dyrektor szkoły. Co więcej, szkoła powinna czuwać nad zapewnieniem ochrony prywatności uczniów!

Interesujący przykład udostępniania danych ucznia wskazuje w swoim „Poradniku dla szkół” Urząd Ochrony Danych Osobowych. Dotyczy on udostępniania danych osobowych uczniów z określonego rocznika lub klasy absolwentowi szkoły. Organ nadzorczy wyraźnie zaznaczył, że może to nastąpić tylko wówczas, gdy wcześniej osoba, której dane dotyczą wyrazi na to zgodę.

Rodo w niepublicznych placówkach, klubach, szkołach językowych

Przepisy RODO obowiązują we wszystkich podmiotach, zarówno prywatnych, jak i publicznych, które przetwarzają dane osobowe. W związku z tym, każdy kto przetwarza dane osobowe powinien dostosować dotychczasowe procedury do aktualnych wymagań i zapewnić jak najwyższy stopień bezpieczeństwa oraz poufności danych.

W przypadku korzystania z usług świadczonych na rzecz dzieci zazwyczaj podstawą prawną przetwarzania jest przepis prawa, umowa lub zgoda. Przy czym treść postanowień umowy, zwłaszcza w  zakresie dotyczącym  dóbr osobistych dziecka, nie może być sprzeczna z obowiązującym porządkiem prawnym i zawierać klauzul niedozwolonych.

Podsumowanie

W trakcie roku szkolnego wielu rodziców wypełni ankiety i formularze oraz podpisze gotowe wzorce umów, zgłoszenia i zgody. Dokumenty te stworzą zarówno publiczne i niepubliczne placówki oświatowe, jak  również podmioty prywatne, których oferta usług skierowanych do dzieci stale rośnie. Moja uwaga jest następująca: nie bójmy się ich czytać! A w razie wątpliwości prośmy o wyjaśnienie znaczenia poszczególnych postanowień oraz domagajmy się tego, by dane osobowe naszych dzieci były należycie chronione.

 

Źródła

Strona internetowa UODO

Prawo oświatowe

RODO

NEWSLETTER PRAWOWNIA

No spam guarantee.